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Distribución de espacios de trabajo. Tips básicos para un puesto de trabajo productivo.

Una de las cuestiones vitales a resolver en toda empresa es la distribución de los puestos de trabajo de nuestro equipo. Los puestos de trabajo son la zona de producción y es la base con la que tenemos que levantar la distribución de nuestra oficina.

Por eso las mejores zonas en cuanto a espacio. iluminación, ruido, accesos, etc deben estar destinadas a los puestos de trabajo, ya que el objetivo es que el trabajador tenga las mejores condiciones para que su rendimiento sea el óptimo y el más saludable.

Este puesto de trabajo debe de cumplir unas condiciones ergonómicas, ya que estas inciden directamente en posibles enfermedades laborales y en la fatiga, por eso en la medida de lo posible debemos brindar las mejores condiciones para que el rendimiento sea lo mas saludable y productivo.

Por otro lado, la distribución de los puestos de trabajo debería hacerse en función de los procesos de trabajo, agrupándolos por departamento, y que los puestos adyacentes los ocupen departamentos con los que el contacto es fluido.

Los puestos o departamentos que tienen tareas contiguas o solapadas en el proceso son los que más frecuencia de comunicación necesitan. Si existe distancia física entre estos departamentos, es posible que aumente la probabilidad de conflictos entre los mismos.

La comunicación funciona mejor cuando se produce en persona, que cuando se realiza por teléfono o email. En muchos casos un retraso en la comunicación  genera problemas y la distancia hace que la comunicación cueste aún más esfuerzo. Con la cercanía, los problemas se solucionan antes e incluso no llegan a aparecer.

Otro factor a tener muy en cuenta es el ruido. Este es un factor importante a tener en cuenta en el planteamiento de la distribución de puestos, es muy recomendable aislar acústicamente a los departamentos más ruido generen, con el objetivo de evitar interrupciones y distracciones a otros departamentos.

Los departamentos más ruidosos son los que más utilizan el teléfono, como suelen ser compras, comercial o atención al cliente entre otros.

Los criterios más importantes para el diseño del puesto de trabajo son:

  1. Intimidad.
  2. Concentración.
  3. Ergonomía
  4. El proceso de trabajo.

 

¿Qué equipamiento necesita el puesto de trabajo de oficina?

El equipamiento dependerá de las tareas que se realicen, pero el equipamiento básico es el siguiente:

  • Mesa de oficina con medidas y forma en función de la tarea. Esta puede ser con o sin ala, aunque el mínimo recomendables, es una anchura de 1400 x 800.
  • Silla ergonómica con mecanismos de regulación y ajustes.
  • Ordenador y periféricos.
  • Acceso a impresora y fotocopiadoras. Este tipo de equipos normalmente son de uso compartido, y una fuente de calor y de ruido, y de distracciones por la frecuencia de utilización, e interrupciones, por eso se recomienda ubicarlos en una zona separada más neutral.
  • Acceso a enchufes con bases múltiples si es posible.
  • Cajonera para guardar efectos personales y accesorios básicos de oficina.
  • Armarios y estantería cercanos al puesto de trabajo si es posible.
  • Se recomienda el uso de paneles separadores.
  • Buena Iluminación general y puntual.

Almacenamiento:

Aunque cada vez se tiende más a generar menos papel, es inevitable disponer documentos en formato de papel que en muchas ocasiones tenemos que almacenar.

Si generamos mucha cantidad de documentos y vamos amontonándolos encima de la mesa reducimos el espacio de trabajo y haremos que el ambiente de trabajo sea menos atractivo y acogedor.

Además ese desorden en la documentación aumentara el tiempo de búsqueda documental, que aumenta exponencialmente si no existe un correcto almacenamiento y archivo de la documentación.

Por eso es importante tener muy en cuenta las necesidades de almacenamiento, especialmente el volumen de papel y el orden en el que lo archivamos.

Funcionalidad

Según el tipo de tareas que desempeñamos  en la oficina, deberemos utilizar un puesto de trabajo u otro. Cuanto más trabajo de concentración necesitemos, medido en porcentaje de tiempo, más espacio individual necesitaremos.

Si desarrollamos un trabajo en equipo, de colaboración, reuniones, tomas de datos con más personal,  entonces necesitarnos menos espacio individual y un espacio más abierto para poder compartir elementos y mobiliario.

En la mayoría de los casos, el espacio, se suele orientar y distribuir por el tamaño y la disposición de las mesas, siendo mayores en puestos más orientados a la cooperación, y más reducidos para trabajos de concentración o individual, que nos permite, cubículos, puestos individuales, salas cerradas o despachos.

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